Nie je to taká veda, ako by sa mohlo zdať. Stačí začať od základu a postupne pokračovať až k tým najmenším detailom. V tomto článku sa dozviete, čo by vám v kancelárii nemalo chýbať a tiež to, čomu sa veľkým oblúkom vyhnúť.

Kancelársky nábytok, základ každej kancelárie

Ako sme už spomenuli, začneme od základu. A čo je vlastne základom každej kancelárie? Predsa kancelársky nábytok. Najčastejšie používaným kancelárskym nábytkom sú jednoznačne kancelárske stoly. Bez tých sa v kancelárii jednoducho nezaobídete. Druhé miesto zaujímajú archivačné skrine a kartotéky, do ktorých si môžete uložiť všetky tlačené dokumenty, šanóny a iné písomnosti. Dôležitou súčasťou sú tiež šatníkové skrine a vešiaky ako praktické úložisko kabátov a iných odevov.

V dnešnej dobe sa stretnete s pestrou ponukou kancelárskych zostáv, pomocou ktorých postavíte svoju kanceláriu snov na mieru. Pracovný stôl môžete doplniť kontajnerom so zásuvkami alebo káblovými priechodkami, ktoré šikovne odvedú všetku kabeláž pod stôl. Existujú aj tzv. prístavné prvky, ktoré slúžia na zakončenie kancelárskych stolov a zväčší sa vďaka nim celková plocha pracovného miesta. Vytvoria tak dodatočné miesto napríklad pre kancelársku techniku.

Aktuálnym trendom sú výškovo nastaviteľné stoly umožňujúce pracovať postojačky aj posediačky. Ponúkajú sa ako príjemná a zdravá alternatíva ku klasickým kancelárskym stolom. Nespočetné množstvo typov archivačných skriní vám zase umožní si kanceláriu prispôsobiť presne podľa svojich potrieb. A to či už dávate prednosť nízkym uzamykateľným komodám alebo vysokým policovým skriniam. Stačí popustiť uzdu kreativite.

Umiestnenie nábytku má svoje pravidlá

Na čo by ste ale nemali rozhodne zabudnúť, sú pravidlá rozmiestnenia nábytku v miestnosti. Neodporúčame umiestňovať pracovný stôl do tmavého kúta. Ideálne je ho postaviť kolmo k oknám, aby ste počas práce využívali čo najviac prirodzeného svetla. Stôl postavený rovnobežne s okenným parapetom vám spôsobí nepríjemné žmúrenie pri sedení proti slnku. Opierajú-li sa naopak do monitora lúče slnka, stáva sa zobrazený obsah takmer nečitateľným. Pracovné miesto je lepšie mať orientované smerom k dverám kancelárie. Budete tak neustále pripravení na možné návštevy a nebudete sa musieť stále otáčať.

Kancelárska stolička na mieru

Zvýšenú pozornosť si zaslúži tiež výber kancelárskej stoličky alebo kresla. Väčšinu času v kancelárii totiž strávite posediačky a je nevyhnutné, aby ste sa cítili pohodlne a dlhé sedenie sa na vás nijak neprejavilo. Každý z nás má svoje individuálne potreby, ktoré je nutné pri výbere stoličky rešpektovať. To, čo vyhovuje vášmu kolegovi, nemusí byť to pravé orechové pre vás. Ako vyzrieť na sedavé zamestnanie a vybrať si tú správnu stoličku si prečítate v článku o výbere stoličky do kancelárie. Pri kúpe stoličky rozhodne neodporúčame šetriť a vybaviť všetky kancelárie jedným modelom so základnou výbavou.

Ruka v ruke s týmto témou sa nesie tiež voľba ergonomických pomôcok, ktoré fungujú ako prevencia i riešenie zdravotných problémov spôsobených napríklad vplyvom nesprávneho sedenia. Chýba-li na vašom pracovnom stole ergonomická podložka pod myš či stojan na monitor, zvážte túto investíciu. Z akých pomôcok si môžete v dnešnej dobe vyberať a proti čomu preventívne pôsobia sa dozviete v článku Ako vybrať vhodné ergonomické pomôcky. Ten sa tomuto téme dopodrobna venuje.

Elektronickí pomocníci v kancelárii

Administratívna práca mnohokrát vyžaduje využitie kancelárskej techniky. Málokedy si totiž vystačíte iba s dierovačkou a sponkovou zošívačkou. Nebudeme tu spomínať počítače a telefóny, tie už ku kanceláriám jednoducho neodmysliteľne patria. Štandardným vybavením však býva najčastejšie tlačiareň so skenerom a kopírkou v jednom. V prípade, že denne tlačíte desiatky strán dokumentov, je predsa nemysliteľné, aby ste kvôli tomu neustále odbiehali do copycentier.

Užitočným pomocníkom pri kancelárskej práci je tiež skartovač, ktorý sa postará o dokonale ochranu citlivých informácií. Pokročilé modely si poradia nielen s likvidáciou papiera, ale prekážkou pre nich nie sú ani CD a DVD nosiče či sponky a svorky. Vybrať si tiež môžete, pod akým stupňom utajenia prístroj dokumenty skartuje. A to od obyčajných prúžkov papiera po jemné a úplne nečitateľné mikročastice.

Skvelým parťákom v kancelárii sú tiež laminátory. Hľadáte-li prístroj, ktorý predĺži život dôležitým papierovým dokumentom a zároveň ich ochráni pred nežiaducimi vonkajšími vplyvmi, zaobstarajte si do kancelárie práve laminátor. Pomocou výhrevných valcov uzavrie vložený dokument do laminovacej fólie, zvýrazní jeho farby a zabráni jeho poškodeniu.

Pracujete-li často s manuálnou úpravou formátov papiera, zahodte klasické nožnice a poobzerajte sa radšej po praktickej rezačke. Uľahčí vám prácu a ušetrí svalstvo rúk. Oreže dokument bez námahy do vami zvolených rozmerov ako po masle.

Praktické prezentačné médiá

Čas od času je potrebné zakresliť dôležitú schému, graf či zapísať kľúčovú poznámku a mať ju neustále na očiach. Klasické lepiace papieriky nie sú dvakrát praktickým ani estetickým riešením. Oveľa lepšie vám poslúžia prezentačné médiá, akými sú flipcharty, tabule a nástenky. Pripnete si na ne zvolený dokument či malý lístoček s odkazom a kedykoľvek sa k nim môžete vrátiť. A to či už sa jedná o mesačný marketingový plán, pracovné postupy, normy bezpečnosti práce alebo odkaz pre kolegu, s ktorým zdieľate kanceláriu.

Domáca pohoda v kancelárii

Nebudeme si nič nahovárať, s ozajstným domácim pohodlím má máloktorá kancelária niečo spoločné. Vždy sa však môžete pokúsiť sa tejto príjemnej atmosfére aspoň priblížiť. Úlohu funkčného doplnku skvele plnia sedacie súpravy spoločne s konferenčnými stolíkmi. Organizujete-li často menšie stretnutia s vašimi obchodnými partnermi či klientmi, čoskoro zistíte, že je im posedenie pri káve na komfortnej sedačke oveľa atraktívnejšie než na obyčajnej konferenčnej stoličke. Také miesto navyše plní úlohu odpočinkovej zóny, v ktorej môžete načerpať ďalšiu inšpiráciu a kreatívne nápady.

Nezabudnite na dekorácie

Dekorácie – maličkosti, ktoré dokážu oživiť interiér a vniesť do neho pohodovú atmosféru. Môžu to byť napríklad kvety, o ktorých sa hovorí, že podporujú pozornosť a znižujú mentálnu únavu. Zarámované fotografie svojich najbližších na kancelárskom stole tiež potešia a zlepšia náladu. Rovnako aj dizajnové stolné lampičky, ktorými si môžete posvietiť pri práci, pracujete-li do neskorých večerných hodín. Nevysielajú totiž ostré svetlo ako klasické stropné žiarivky.

Nezabudnite ani na steny kancelárie a ozdobte ich harmonickými obrazmi alebo motivačnými plagátmi. Do kancelárie by ste sa totiž mali radi vracať a nevnímať ju ako strašiaka či nutné každodenné zlo. Cítite-li sa sami príjemne, odrazí sa to čoskoro aj na vašom okolí a pracovnom výkone.