Keď sa povie pomyselná vizitka firmy, čo vás napadne ako prvé? Mnohým napadnú nemateriálne hodnoty typu profesionálna starostlivosť o zákazníka alebo neoblomná viera vo svoju značku. A čo firemné lobby? Miesto, ktoré je prvým faktorom tvoriacim prvý dojem na obchodného partnera aj uchádzača o zamestnanie.
Som tu správne?
Možno ste sa už sami stretli so situáciou, keď ste boli prvýkrát na návšteve v danej firme a to prvé, na čo ste po vašom príchode narazili, bolo nespočet neoznačených dverí. Kam teraz a na koho zaklopať? Nevyruším niekoho pri práci? A pocit neistoty narastá a narastá. Alebo klasický scenár s nesympatickou recepčnou. Vstúpite do recepcie, recepčná stojí za pultíkom, prehrabuje sa v stoloch papiera a nahlas žuje žuvačku. Naprosto ignoruje fakt, že by bolo vhodné vás privítať a nasmerovať správnym smerom. A keď už ju oslovíte s tým, že by sa vám menšia pomoc hodila, s kyslým výrazom vám oznámi, že teda niekoho zavolá. A potenciálny uchádzač o zamestnanie sa otočí na päte a je ta tam. Tak takto prosím nie.
Ako by firemné lobby malo teda ideálne vyzerať? Naprostým minimom je vziať do úvahy 3 dôležité vlastnosti, ktoré mu nesmie chýbať. Nový príchodzí by sa mal po príchode do recepcie ľahko orientovať, nemalo by ho odradiť a mal by sa cítiť pohodlne a vítaný.
Nepodceňte dôležitosť prvého dojmu
Obľúbené príslovie „šaty robia človeka“ môžeme ľahko aplikovať do firemného prostredia. Recepcia vytvára prvý dojem. Skúste sa sami vcítiť do hostí a opýtajte sa sami seba, akým dojmom na vás lobby pôsobí. Cítite sa vítaní? Nájdete ľahko cestu tam, kam potrebujete? Vy možno áno, ale noví príchodzí nemusia.
Koncept recepcie by mal korešpondovať s podnikateľským zámerom a nie je na škodu pri jej zariaďovaní použiť firemné farby. Chladné sterilné prostredie totiž málokoho oslní. Čo ale naopak dobrý dojem urobí, je uhladená organizácia recepcie a moderné vybavenie. Už sme si ukázali, ako to nerobiť, tak je najvyšší čas si priblížiť ideálnu modelovú situáciu.
Ako by to malo ideálne vyzerať?
Opäť si predstavte, že sa idete uchádzať o zamestnanie. Vstupujete do príjemne osvetleného lobby, recepčná sa na vás milo usmeje a pýta sa, ako vám môže pomôcť. Oznámite jej teda zámer vašej návštevy. Hneď na to vám ukáže cestu, prípadne poprosí o trpezlivosť a usadí na pohodlnú sedačku. Medzitým zabehne pre povolanú osobu. A nezabudne vás obslúžiť balenou vodou pre prípad, že by ste museli v lobby chvíľu čakať. Napríklad kvôli neplánovanému zasadaniu. Na konferenčnom stolíku pred vami leží aktuálny spravodaj alebo firemný prospekt, tak nemusíte sedieť ako pecka, alebo sa usilovne tváriť, že robíte niečo strašne dôležité na svojom smartfóne, len aby ste zabili čas. Zdá sa vám táto predstava utopická? Ale kdeže. V dnešnej dobe by mal byť tento ľudský prístup štandardom každej recepčnej a spomínané vybavenie každej firmy s recepciou.
Aby recepcia prehovárala za vás
Ponúka sa otázka, kde začať pri revitalizácii vášho firemného lobby. Vyššie sme spomenuli, že farby firmy nie sú vôbec zlou cestou a rovnako tak je tomu aj u dekorácií. Voľte také dekorácie, ktoré rezonujú s vašim biznisom. Podnikáte-li v hutnom priemysle, pozornosť iste pripútajú zarámované profesionálne fotografie pecí v prevádzke. Ak sa venujete umeleckej rukodielnej výrobe, neostýchajte sa a produkty nechajte vystavené očiam návštevníkov. Nechajte recepciu, aby prehovárala za vás a aby prichádzajúceho hneď pohltil firemný duch.
Okrem tejto výzdoby nezabúdajte ani na pohodlný kútik na usadenie hostí, ak sa im zrovna nemôžete venovať. Sami určite tiež neradi čakáte postojačky, nervózne prešľapujúc a čakajúc na druhú osobu. To totiž nemá rád nikto. Radšej stavte na pohovky a kreslá, ktoré sú nesrovnateľne príjemnejším riešením. Odporúčame ich rovno doplniť konferenčným stolíkom a stojanmi s denným tlačom. Ideálne je, keď majú hostia po ruke tiež vešiak na bundu, aby si mali kam odložiť svoje vrchné oblečenie a mali voľné ruky.
A čo sa týka recepčného nábytku ako takého, mal by sa skladať z pultíka a dostatku úložných priestorov na všetky dokumenty, ktoré musí mať recepčná na dosah. Pult by však nemal byť príliš vysoký, aby nevytváral zbytočnú bariéru medzi recepčnou a hosťom. A keďže je to práve recepčná, kto tu trávi najviac času, je nutné tomu tento priestor vhodne prispôsobiť. Obstarať pohodlnú stoličku, výpočtovú alebo kancelársku techniku a blízke sociálne zariadenie, aby recepcia takzvane nestála.
Sečteno a podtrženo
Zariadenie moderného lobby nie je žiadna veda. Kľúčom k úspechu je trocha kreativity, vlastný rozumný úsudok a možno aj inšpirácia našimi tipmi. Fantázii sa medze nekladú. Nie vždy sa však naskytuje možnosť si zariadiť recepciu podľa svojich predstáv. Obmedzovať vás môžu napríklad malé priestory alebo sídlo v coworkingovom centre. V takom prípade si môžete o akejkoľvek recepcii síce nechať len snívať, ale zúfať si kvôli tomu naozaj nemusíte. Pekne zariadená a prehľadná vstupná chodba má totiž tiež svoje osobité kúzlo.