Vypísali ste výberové konanie a našli niekoho, kto pre vašu firmu alebo inštitúciu môže byť skutočným prínosom? Výborne! Ale ešte nie je vyhraté. To, či sa vaša spolupráca vyvinie k obojstrannej spokojnosti, totiž závisí najmä na vašej schopnosti nového zamestnanca nenásilne a efektívne adaptovať – presne o tom je onboarding (voľným prekladom „nalodenie“). Pozrime sa, ako takýto proces môže vyzerať.

Od výberu po deň D

Podarilo sa. Vybrali ste skvelého kandidáta a dohodli sa na dátume nástupu. Ak však iba podáva výpoveď z predchádzajúceho zamestnania, bude to pár mesiacov trvať. Snáď to najhoršie, čo teraz môžete urobiť, je celú dobu mlčať a potom len poslať suchý e-mail so slovami „v pondelok sa dostavte na 9:00“.

Oveľa lepšie je s budúcim kolegom udržiavať kontakt. Určite má množstvo otázok, ktoré bude lepšie zodpovedať hneď, nie až v deň nástupu. Sem-tam môžete poslať správu s uistením, že sa tešíte na spoluprácu, alebo začať načrtávať svoju firemnú kultúru. Jednak tým nováčika už vopred pripravíte na to, ako to u vás chodí, jednak si vzájomne potvrdíte, že spolu počítate.

Ak to okolnosti dovolia, môžete sa stretnúť aj osobne. Jednou z možností je ukázať dotyčnému bežný deň na pracovisku (zatiaľ samozrejme bez jeho zapojenia), prípadne ho skúste pozvať na neformálne stretnutie – napríklad teambuilding alebo jednoducho na pohárik v športovom bare. Aj v prípade, že pozvanie zdvorilo odmietne, získate plusové body, pretože ukážete, že vás nezaujíma iba ako generátor zisku.

Prvý deň

Prvý dojem je vždy ten najdôležitejší. Prípravu na nástup novej posily teda rozhodne nepodceňte – máloco pôsobí menej profesionálne než „prepáč, toto sme ešte neriešili a mám teraz veľa práce, tak nemám čas ti všetko vysvetľovať“.

Ako sa pripraviť

Uistite sa, že je pre nového kolegu všetko nachystané – pracovisko, prihlasovacie údaje, identifikačná karta a ďalšie náležitosti, ktoré bude na pracovisku potrebovať. Určite odporúčame si pre tieto príležitosti vytvoriť kontrolný zoznam, aby ste na nič nezabudli.

Skvelou pomôckou je adaptačný manuál (tlačený či online), ktorý poslúži ako wiki a FAQ v jednom. Predídete tak mnohým otázkam, ktoré by mohlo byť trápne riešiť nahlas. Nemali by chýbať fotografie kolegov a nadriadených s menami, prípadne aj s drobnými medailónikmi. Samozrejme by ste ich mali predstaviť aj osobne, ale v záplave nových informácií sa dvadsať tvárí a mien ľahko utopí. Nahliadnuť do manuálu je oveľa príjemnejšie než sa potom pokútne pýtať „psst, ako sa volá tá okuliarnatá z recepcie?“.

Aby ste nováčikovi hneď od začiatku zlepšili náladu, nachystajte mu na pracovisko akýsi „starter pack“ – napríklad uvítací list od nadriadeného a bonboniéru či iný drobný darček. Nestojí vás to takmer nič a ukážete, že vám na vašich zamestnancoch záleží.

Príchod

Kto sa nového kolegu ujme, keď dorazí? A ako bude prebiehať jeho prvý deň? Tieto otázky závisia na tom, ako to chodí práve u vás, v každom prípade je však potrebné mať v nich jasno.

Samozrejmosťou je previesť ho po pracovisku (alebo po celej firme, ak nejde zrovna o nadnárodnú korporáciu) a predstaviť mu minimálne tých kolegov, s ktorými bude pracovať. Nezabudnite ale ani na tie najzákladnejšie veci: Kde sú toalety? Máte kantínu, alebo si objednávate jedlo? Sú zásoby v kuchynke spoločné, alebo si každý nosí svoje?

Potenciálnych otázok k bežnému chodu je nespočet, takže nepočítajte s tým, že sa čerstvá posila so všetkým zžije hneď prvý deň alebo týždeň. Vyberte jedného kolegu, na ktorého sa nováčik môže obrátiť s technickými otázkami – niekedy sa takémuto sprievodcovi hovorí „buddy“ alebo „parťák“. Otázky, na ktoré parťáci odpovedajú veľmi často, pridajte do manuálu.

A čo ďalej?

Pozitívne naladeného zamestnanca by nemalo byť ťažké postupne začleniť do pracovných procesov, aj to je však potrebné robiť s citom. Určite by nemali nastať chvíle, kedy si bude pripadať preťažený novými informáciami a zodpovednosťou, s ktorou sa zatiaľ nevie popasovať.

Zaškolenie a rozvoj zamestnancov sú úplne zásadné procesy, ktoré môžu znamenať rozdiel medzi podpriemernou a úspešnou firmou. Vždy pracujte s tým, čo kto vie a v čom sa môže ďalej rozvíjať. Nikde nie je napísané, že junior dátový analytik sa musí stať práve senior dátovým analytikom – v priebehu spolupráce môžete zistiť, že by bol výkonnejší a spokojnejší inde.

Kedy je dielo dokonané?

Neexistuje univerzálne poňatie toho, ako dlho vlastne proces onboardingu trvá a kedy je „hotový“. Závisí to napríklad na vašej HR stratégii a na náročnosti vykonávanej práce. Zamestnanci na niektorých pozíciách sa môžu viac-menej vyrovnať skúsenejším kolegom za pár týždňov, inde je namieste dlhodobý vzdelávací plán.

Najmä vo väčšom kolektíve zvážte vytvorenie metodiky pre celý proces, vrátane mechanizmov a kritérií pre vyhodnocovanie úspešnosti. S príchodom nových a nových kolegov budete zistiť, čo funguje a čo by zaslúžilo vylepšiť, a postupne svoj prístup k onboardingu vyšperkujete k dokonalosti.

Nič nefunguje na 100 %

Ani ten najprepracovanejší onboarding program vám nikdy nezaručí 100 % úspech – víťaz výberového konania sa nakoniec môže z akéhokoľvek dôvodu rozhodnúť pre inú prácu, prípadne vašu spoluprácu prekazí iné okolnosti. Chytrý prístup k adaptácii a aklimatizácii nových zamestnancov vám ale pomôže aspoň niektoré z týchto rizík obmedziť a vytvoriť pracovné prostredie, kde sú všetci spokojní.